Reunião: Comunicação interna

Numa breve introdução focaram-se duas vertentes fundamentais do tema proposto: organização interna – fluxos de informação em cada instituição e respectiva agilidade; e comunicação interna enquanto venda de marca e divulgação da programação para o exterior – passagem de informação à equipa de cada instituição.

– Reuniões trimestrais de apresentação da programação à equipa interna – vários espaços promovem estas reuniões em que os programadores / directores artísticos apresentam a programação, é uma forma de envolver a equipa e facilitar o acesso à informação, isto porque em alguns casos devido à dimensão do espaço, a circulação de informação torna-se difícil. Estas reuniões são ainda essenciais para as bilheteiras. Uma ideia, já implementada por alguns espaços foi criar fichas de espectáculo para as bilheteiras, com toda a informação sumarizada sobre cada espectáculo.

Numa das instituições presentes, cada pessoa do departamento de comunicação foi nomeado padrinho de uma área demtro da instituição, das recepcionistas, às bilheteiras, aos funcionários do café, cada um era responsável por falar da programação, da afixação de determinado cartaz, entre outras situações, responsabilizando e motivando cada uma destas áreas. A ideia teve resultados positivos imediatos.

– Reuniões de comunicação e programação – na maioria dos espaços estas reuniões não acontece, mas o seu potencial é imenso. Na maioria dos casos a reunião com toda equipa acontece demasiado tarde para a comunicação e nessa data já possuem toda a informação que será apresentada. Para delinear um plano estratégico de comunicação seria necessário passar a ter reuniões somente com a equipa de programação, onde esta apresenta em detalhe tudo o que prevêem programar. A grande vantagem é que neste momento ainda é possível propor alterações de datas de espectáculos, ou outras mudanças na programação, a bem da sua divulgação.

– Reuniões de comunicação com artistas e produtores externos são essenciais, nestas apresentam-se planos de meios e respectiva calendarização, marcam-se ensaios de imprensa, definem-se imagens promocionais, entre outras questões de comunicação que possam surgir. Nem todos os espaços conseguem ter estas reuniões, ou devido à dimensão da estrutura, à sua hierarquização ou a uma mentalidade instalada nas estruturas, dos artistas à equipa do teatro, de que a comunicação só precisa de ter informação mais tarde.

Links Comunicação Interna
http://findarticles.com/p/articles/mi_m4422/is_4_22/ai_n14730211/
http://www.snapcomms.com/solutions/internal-communications-resources.aspx
http://www.idea.gov.uk/idk/core/page.do?pageId=7816302
http://www.hrmguide.co.uk/communication/internal-communication.htm
http://performance-appraisals.org/Bacalsappraisalarticles/articles/comstrat.htm
http://www.civicus.org/new/media/CIVICUSInternalCommunicationToolkit.pdf

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